Вы – руководитель небольшой ИТ-компании или индивидуальный предприниматель? У Вас в штате нет юристов или они очень загружены работой? Вы действительно не можете себе позволить потратить достаточно времени для самостоятельного изучения законодательства? Но вы хотите защитить Вашу коммерческую тайну (разработки, исходный код, документацию и пр.)? Тогда этот материал для вас!

В декабре 2017 года Фонд «Атом» проанализировал российскую судебную практику по защите коммерческой тайны и, учитывая полученные результаты, разработал методическое пособие, позволяющее защитить ваши интересы десятью простыми шагами. К каждому шагу мы добавили для вас шаблоны документов, максимально упрощающие введение режима коммерческой тайны.

В чем же смысл режима коммерческой тайны? Во-первых, он снижает вероятность утечки информации за счёт более ответственного отношения к информации лиц, получающих к ней доступ, а во-вторых, в случае судебного спора, касающегося коммерческой тайны (далее – КТ), защита КТ будет являться важным фактором, принимаемым во внимание судом.

Шаг 1. Создайте перечень информации, составляющей коммерческую тайну

Перед введением режима коммерческой тайны (далее КТ) на предприятии определите, что может расцениваться в качестве КТ в вашей компании.

В данном случае применим принцип разумной достаточности. Если сделать перечень неполным, то какая-то информация может оказаться незащищённой. Если же всю информацию подвести под режим КТ, то станет невозможно работать.

Приложение 1. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Шаг 2. Разработайте Положение о коммерческой тайне

Для этого:

определите список должностей, которым необходим доступ того или иного уровня к различным носителям информации и информационным объектам, составляющим КТ (сейф, кадровые документы, папка на сервере, база данных, компьютер бухгалтера и т.п.);
опишите порядок предоставления доступа к информации;
опишите ответственность за нарушение режима КТ;
обязательно сошлитесь в п. 6.4 на Перечень сведений, составляющих КТ.

Приложение 2. Положение о коммерческой тайне.

Шаг 3. Введите приказом режим коммерческой тайны

Этот приказ утверждает «Положение о коммерческой тайне», а также другие нормативно-распорядительные документы, необходимые для «активации» режима КТ на предприятии.

Приложение 9. Приказ о введении режима коммерческой тайны.

Шаг 4. Создайте и подпишите приказ о допуске

Определите список мест хранения КТ, к которым каждый из сотрудников будет иметь доступ. Подойдите рационально к предоставлению доступа (бухгалтеру не нужен доступ к системе хранения разрабатываемого ПО, а разработчику – к сейфу с уставными документами).

Приложение 3. Приказ о допуске работников к обработке сведений, содержащих коммерческую тайну.

Шаг 5. Создайте условия для сохранения коммерческой тайны

А именно:

определите места хранения документов, материалов и сведений, содержащих коммерческую тайну, закрывающиеся на ключ;
определите места ознакомления с материалами, защищённые от внешнего наблюдения;
издайте приказ о назначении мест хранения документов, материалов и сведений, содержащих коммерческую тайну, и мест ознакомления с ними.

Приложение 4. Приказ о назначении мест хранения документов, материалов и сведений, содержащих коммерческую тайну, и мест ознакомления с ними.

Шаг 6. Нанесите гриф «Коммерческая тайна» на носители КТ

Все документы, которые содержат конфиденциальную информацию, должны находиться под грифом «Коммерческая тайна». Для этого подойдет печать с грифом (по образцу согласно приложению 6), которая должна быть проставлена на все документы, содержащие конфиденциальную информацию.

Также грифы должны быть наклеены на системные блоки компьютеров, сервера, ноутбуки и внешние/сетевые хранилища информации.

Приложение 5. Грифы.

Шаг 7. Заключите с сотрудниками соглашения о конфиденциальности в форме приложения к трудовым договорам

Введите в трудовые договоры сотрудников пункт об обязательстве неразглашения коммерческой тайны. При этом важно вести работу по повышению лояльности персонала Вашей компании, так как односторонние ограничительные меры могут вызвать подозрения и демотивировать многих сотрудников. Необходимо также разъяснить персоналу, зачем нужен режим КТ и чем он может быть им полезен:

режим КТ защищает интересы Общества, а значит Общество – более конкурентоспособный и надёжный работодатель, так как коммерческие тайны Общества будут защищены;
режим КТ защищает и сотрудника – надзорные и правоохранительные органы не имеют права принуждать разглашать информацию, содержащую КТ, без соответствующего решения суда. А получение такой информации без решения суда – незаконно и не позволит потом использовать её в суде.

Приложение 6. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

Шаг 8. Установите режим конфиденциальности при работе с партнёрами

Помимо сотрудников, коммерческая тайна может стать известна и контрагентам в процессе выполнения работ или оказания услуг. Чтобы этого избежать, сделайте следующее:

предусмотрите в типовой форме договора с контрагентом раздел о соблюдении конфиденциальности. По возможности заключите дополнительные соглашения, добавляющие этот раздел к уже действующим договорам;
обозначьте, какую информацию передаёте, в каком объёме, на какой срок, а также перечислите права и обязанности по её использованию;
укажите, какая ответственность ждёт нарушителя. Предусмотрите штраф за каждый факт нарушения. Размер штрафа не ограничен, однако в случае судебного разбирательства суд будет исходить из размера причинённых убытков.

Приложение 7. Фрагмент договора с контрагентом.

Шаг 9. Создайте журнал учёта всех лиц, получающих доступ к КТ

В журнале фиксируются:

входящие/исходящие номера пакетов документов, содержащих КТ;
даты отправки/получения;
Ф.И.О. ответственного лица;
сведения о носителе;
сведения о получателе.

Приложение 8. Журнал учёта передачи сведений, составляющих коммерческую тайну.

Шаг 10. Ознакомьте сотрудников с Положением о коммерческой тайне и другими документами

Режим КТ юридически будет считаться введённым с даты утверждения приказа о введении режима коммерческой тайны. А работники начинают нести ответственность за нарушение режима КТ с момента ознакомления под роспись с пакетом документов. Важно полностью пройти все рекомендуемые шаги и разработать все документы из предлагаемого комплекта. И, в случае споров, суды будут принимать сторону той организации, которая правильно установила режим коммерческой тайны.

Что дальше?

Для того, чтобы режим коммерческой тайны сохранялся:

раз в полгода проверяйте, как выполняется режим КТ;
перед допуском к защищаемым сведениям проводите сотрудникам инструктаж по разработанным с нашей помощью документам. Разъяснения не займут много времени, но они очень важны;
определите режимные меры приёма представителей других фирм, командированных лиц, инспекторов, аудиторов и остальных лиц, получающих временный доступ к коммерческой тайне. Подписывайте с каждым из них Соглашение о неразглашении коммерческой тайны с третьими лицами (приложение 11).

Приложение 10. План мероприятий по введению режима коммерческой тайны.

Актуальную версию со всеми приложениями вы можете скачать с соответствующего раздела сайта фонда Атом в форматах DOCX и PDF, а также в виде zip-архива.

Обсудить и задать интересующие вас вопросы вы можете в нашей группе https://www.facebook.com/FondAtom

В работе над пособием принимали участие:

Баублис Борис Петрович, Артемьев Олег Александрович, Немкин Антон Игоревич.